¿Afrontamos el reto?

Cada vez más a menudo oímos hablar de Transformación digital. Pero ¿qué es realmente la transformación digital y por qué cada vez está más de moda en las Compañías?

La transformación digital va de personas, de tecnología y de procesos, y de cómo una buena combinación entre ellos lleva a nuestras empresas hacia la eficiencia.

A la hora de abordar un Proyecto de Transformación Digital es fundamental tener bien identificadas cada una de estas partes. Debemos tener un acercamiento real hacia la empresa que va a entrar en este cambio y acompañarla desde el inicio del Proyecto hasta la puesta en producción, junto con el seguimiento posterior.

Empecemos

En un inicio, es fundamental resolver preguntas como ¿cuál es la organización de la empresa? ¿Qué áreas la componen? ¿Qué Objetivos se pretenden conseguir? ¿Cuál es la estrategia empresarial? ¿Qué tecnología usa en el día a día? ¿Quiénes son los dueños de los Procesos? ¿Qué problemas se encuentran durante su ejecución? ¿Existen resistencias al cambio dentro de la cultura empresarial?… Estas preguntas que ahora mismo son muy generales cobrarán sentido y forma con un buen análisis inicial del Proyecto.

¡Definamos los procesos!

El siguiente paso que debemos dar es sentarnos con cada uno de los dueños de los Procesos (un proceso es un conjunto de actividades secuenciales implementadas por unos usuarios con el objetivo de resolver un problema concreto).

Tenemos que tener muy claro que con cada una de estas entrevistas tenemos que identificar a las personas involucradas (son los denominados roles), las actividades que conforman el proceso, los sistemas y tecnologías utilizadas en el mismo, las actividades manuales, la generación o uso de documentación (y cómo se comparte), los tiempos de espera, las etapas del Proceso, los kpis o indicadores claves de desempeño y, sobre todo, tener una escucha activa y crítica hacia toda la problemática que el usuario nos va a trasladar.

Tras recoger toda esta información, vamos a plasmarla de una forma visual y siguiendo el patrón y norma establecidos por BPMS: pintaremos el diagrama de flujo o Workflow del proceso AS IS. Una de las herramientas que nos puede ayudar en esta fase es Bizagi modeler.

En este punto ya tenemos definido el proceso AS IS. Nuestro objetivo ahora mismo es identificar las ineficiencias que se están dando en el proceso y transformarlo hacia la mejora continua, definiendo un nuevo proceso TO BE.

Aquí las preguntas cambian ¿Detecto actividades que no aportan valor dentro del Proceso? ¿Puedo eliminarlas? ¿Pueden ser sustituidas por tecnología? ¿Detecto mejoras en la conexión y comunicación de los diferentes roles del proceso? ¿Detecto pérdida de información? ¿Detecto tiempos improductivos?

Esta reflexión es la que nos va a ayudar a la transformación del proceso, buscando la eficiencia del mismo. Este nuevo proceso deberá ser diagramado de igual forma a través de herramientas de modelado.

La tecnología aquí juega un papel fundamental. La tecnología va a ser la palanca de cambio del Proceso. Seguro que has oído hablar de la Automatización de procesos mediante RPA, Robotics Process Automation, mediante el cual un bot realiza una parte o la totalidad de las actividades de un proceso. Estas actividades tienen que ser repetitivas, de un volumen considerado y que sigan un patrón o regla.

No todas las actividades del proceso son susceptibles de ser automatizadas, ni todos los proyectos de RPA son rentables, antes de adentrarnos en uno de ellos tenemos que estar seguros del retorno de la inversión.

No debemos caer en el error de pensar que aplicar tecnología en un proceso, es aplicar tecnología RPA: hay diferentes soluciones con tecnología que nos pueden ayudar y llevar hacia la eficiencia de nuestros procesos, y, por lo tanto, de nuestra compañía, el RPA es una de ellas.

Muchas personas creen que aplicar bots en los procesos empresariales, hace que se destruyan puestos de trabajo. Os invitamos a enfocarlo desde el punto de vista del usuario: él o ella seguirán dando todo su esfuerzo, pero en actividades que realmente aportan valor dentro de la compañía.

Y tú, ¿Qué piensas al respecto? ¡Te invitamos a formar parte de esta transformación!