¿Estamos listos para el desafío?
Cada vez es más común escuchar hablar sobre la Transformación Digital, pero ¿qué es exactamente y por qué se ha vuelto tan popular entre las empresas?
La Transformación Digital se trata de personas, tecnología y procesos, y cómo una buena combinación de estos elementos puede llevar a las empresas hacia la eficiencia.
Cuando abordamos un proyecto de Transformación Digital, es fundamental identificar bien cada una de estas partes. Debemos acercarnos a la empresa que se someterá a este cambio y acompañarla desde el inicio del proyecto hasta su puesta en producción, junto con un seguimiento posterior.
Comencemos.
En primer lugar, es fundamental responder preguntas como ¿cómo está organizada la empresa? ¿Qué áreas la componen? ¿Cuáles son los objetivos a alcanzar? ¿Cuál es la estrategia empresarial? ¿Qué tecnología se utiliza en el día a día? ¿Quiénes son los responsables de los procesos? ¿Qué problemas se encuentran durante su ejecución? ¿Existen resistencias al cambio dentro de la cultura empresarial?… Estas preguntas generales cobrarán sentido y forma con un buen análisis inicial del proyecto.
Definamos los procesos.
El siguiente paso que debemos dar es sentarnos con cada uno de los responsables de los procesos (un proceso es un conjunto de actividades secuenciales implementadas por los usuarios con el objetivo de resolver un problema concreto).
Durante estas entrevistas, es fundamental identificar:
- Las personas involucradas en los procesos (también conocidas como «roles»).
- Las actividades que los conforman.
- Los sistemas y tecnologías utilizadas.
- Las actividades manuales.
- La generación y uso de documentación (y cómo se comparte).
- Los tiempos de espera.
- Las etapas del proceso.
- Los KPIs o indicadores clave de desempeño.
Además, es esencial escuchar activa y críticamente toda la problemática que el usuario nos traslade.
Después de recoger toda esta información, vamos a plasmarla de una forma visual y siguiendo el patrón y norma establecidos por BPMS: pintaremos el diagrama de flujo o Workflow del proceso AS IS. Una de las herramientas que nos puede ayudar en esta fase es Bizagi modeler.
En este punto ya tenemos definido el proceso AS IS. Nuestro objetivo ahora es identificar las ineficiencias que se dan en el proceso y transformarlo hacia la mejora continua, definiendo un nuevo proceso TO BE.
Aquí las preguntas cambian. ¿Detectó actividades que no aportan valor dentro del proceso? ¿Puedo eliminarlas? ¿Pueden ser sustituidas por tecnología? ¿Detectó mejoras en la conexión y comunicación de los diferentes roles del proceso? ¿Detectó pérdida de información? ¿Detectó tiempos improductivos?
Esta reflexión es la que nos va a ayudar a transformar el proceso, buscando la eficiencia del mismo. El nuevo proceso deberá ser diagramado de igual forma a través de herramientas de modelado para facilitar la comunicación entre todos los roles responsables de su transformación.
La tecnología juega un papel fundamental aquí, ya que será la palanca de cambio del proceso. Seguro que has oído hablar de la automatización de procesos mediante RPA (Robotics Process Automation), mediante el cual un bot realiza una parte o la totalidad de las actividades de un proceso. Estas actividades tienen
que ser repetitivas, de un volumen considerado y que sigan un patrón o regla.
Sin embargo, no todas las actividades del proceso son susceptibles de ser automatizadas, ni todos los proyectos de RPA son rentables. Antes de adentrarnos en uno de ellos, tenemos que analizar cuestiones como el retorno de la inversión.
Asimismo, no debemos caer en el error de pensar que aplicar tecnología en un proceso es aplicar tecnología RPA. Hay diferentes soluciones con tecnología que nos pueden ayudar y llevar hacia la eficiencia de nuestros procesos, y, por lo tanto, de nuestra compañía. El RPA es solo una de ellas.
Otro tema a tener en cuenta en la Digitalización de procesos son las personas. Muchas personas creen que aplicar bots en los procesos empresariales hace que se destruyan puestos de trabajo. En este punto es clave que los usuarios entiendan que los bot se comportan como asistentes de tareas repetitivas y de poco valor, y que él o ella seguirán siendo necesarios, pero en actividades que realmente aportan valor dentro de la compañía.
Y tú, ¿qué piensas al respecto? ¡Te invitamos a formar parte de esta Digitalización!